FAQ - questions les plus fréquemment posées

Vous trouverez ci-dessous une liste des questions les plus fréquemment posées concernant l'engagement de prise en charge, Annexe 32, à l'ambassade de Belgique à Berlin :

1. Qui peut envoyer un dossier de Prise en Charge à l’Ambassade de Belgique à Berlin ?
2. Qui peut légaliser l’Engagement de Prise en Charge (Annexe 32) en Allemagne?
3. Pourquoi envoyer un dossier de prise en charge par recommandé ?
4. Pourquoi ne puis-je pas téléphoner pour m’enquérir auprès de vos services du statut de mon/mes dossier(s) ?
5. Quels moyens de communication puis-je utiliser ?
6. Dois-je adresser mon courrier à une personne en particulier et/ou à un département de l’Ambassade?
7. Que se passe-t-il lorsque mon dossier est incomplet ?
8. Puis-je envoyer un Engagement de Prise en Charge (Annexe 32) par mail /fax?
9. Puis-je changer le contenu ou le contenant de l’Engagement de Prise en Charge (Annexe 32) ?
10. Que faire si j’ai oublié d’écrire à la main « lu et approuvé » ?
11. Que faire si j’ai oublié d’envoyer certains documents du dossier ?
12. Qu’est-ce qu’une légalisation ?
13. Que signifie le sceau « solvabilité suffisante » et est-il indispensable ?
14. Puis-je modifier un  Engagement de Prise en Charge (Annexe 32) déjà légalisé ?
15. Que faire avec l’original de l’Engagement de Prise en Charge(Annexe 32)  légalisé ?
16. Est-ce que plusieurs personnes peuvent se porter garantes pour un seul étudiant ?
17. Quels sont les revenus minimums pour pouvoir déposer un dossier de prise en charge ?
18. Puis-je être garant/e pour plusieurs personnes ?
19. Puis-je envoyer plusieurs  Engagements de Prise en Charge (Annexe 32) dans un dossier ?
20. Pourquoi l’étudiant(e) a-t-il/elle besoin de refaire un nouvel Engagement de Prise en Charge (Annexe 32) lorsqu’il/elle change d’Institut ou lorsqu’il/elle doit renouveler son permis de séjour en Belgique ?
21. Comment puis-je faire annuler une Prise en Charge ?
22. Comment puis-je m’informer en tant que garant(e) à propos du dossier de Visa de l’étudiant(e) que je prends en charge ?
23. Mon contrat de travail couvre la période de la prise en charge mais la validité de mon permis de séjour ne couvre pas cette période. Que faire ?
24. Mon contrat de travail et mon permis de séjour couvrent la période de la prise en charge mais la validité de mon passeport national  ne couvre pas cette période. Que faire ?
25. Mon contrat de travail ne mentionne pas la durée de la période d’essai, que faire ?
26. Dois-je me présenter en personne à l'ambassade à Berlin pour signer un Engagement de Prise en Charge (Annexe 32) ?
27. Je suis encore en période d’essai . Que faire ?
28. Les consuls honoraires sont-ils habilités à légaliser un Engagement de Prise en Charge (Annexe 32) en Allemagne?
29. Puis-je recevoir une Copie scan de l’Engagement de Prise en Charge (Annexe 32) une fois que celui-ci est légalisé ?
30. Quelle est la durée de validité de la légalisation ?
31. Combien de temps suis-je responsable pour l’étudiant(e) que je prends en charge ?
32. Est-ce que l’étudiant(e) peut avoir différent(e)s Garant(e)s tout au long de ses études ?
33. L’original de la prise en charge légalisé  a été perdu par un service postal quand je l’ai envoyé à l’étudiant(e). Que faire ?

1. Qui peut envoyer un dossier de Prise en Charge à l’Ambassade de Belgique à Berlin ?
   Toute  personne physique remplissant les conditions décrites sur notre site internet. Il lui faudra remettre un dossier d’Engagement de Prise en Charge dûment complété et signé au consulat de Belgique à Berlin. 

2. Qui peut légaliser l’Engagement de Prise en Charge (Annexe 32) en Allemagne?
   Seulement un représentant diplomatique ou consulaire belge travaillant à l’Ambassade de Belgique à Berlin.

3. Pourquoi envoyer un dossier de prise en charge par recommandé ?
   Un envoi par recommandé vous permet de tracer le pli grâce au numéro attribué par la « Deutsche Post » et vous pouvez ainsi vous assurer que le dossier est bien arrivé à destination :
   Ambassade de Belgique
   Jägerstrasse 52-53
   10117 Berlin
    
4. Pourquoi ne puis-je pas téléphoner pour m’enquérir auprès de vos services du statut de mon/mes dossier(s) ?
   Chaque communication téléphonique altère l’efficacité du traitement des dossiers en cours. Tous les dossiers sont considérés comme urgents et sont traités par ordre chronologique. Le délai de traitement à partir de la réception de votre dossier en nos services peut prendre jusqu’à 6 semaines.

5. Quels moyens de communication puis-je utiliser ?
   Vous pouvez contacter nos services par courriel à l’adresse suivante : berlin.consul@diplobel.fed.be. Toutes les questions concernant l’état d’avancement du dossier ne seront pas prise en considération. Ne permettez pas non plus à l’étudiant(e) concerné(e) (et autres proches) de prendre contact avec nos services, nous ne communiquons qu’avec vous,  le/la  garant/e.

6. Dois-je adresser mon courrier à une personne en particulier et/ou à un département de l’Ambassade?
   Non, l’Ambassade a un système central de poste pour tout le courrier qui est ensuite distribué dans les différents services.

Mentionnez le  numéro de dossier lors de chaque contact avec l'ambassade. 

7. Que se passe-t-il lorsque mon dossier est incomplet ?
   Le/la responsable du service prendra contact avec vous par courriel/courrier /téléphone et vous demandera de lui fournir le/s document/s manquant/s. Vous pourrez envoyer le/s document/s par courrier (recommandé)  qui devra être accompagnée d’une notice ou lettre explicative (ex : ceci est le complément du dossier n°….)

8. Puis-je envoyer un Engagement de Prise en Charge (Annexe 32) par mail /fax?
   Non,   une légalisation sur photocopie n’est pas possible.

9. Puis-je changer le contenu ou le contenant de l’Engagement de Prise en Charge (Annexe 32) ?
   Non, vous ne pouvez ni changer le texte (le contenu) ni la forme originale (le contenant). Ce document est officialisé par le ministère Belge sous la forme présentée sur notre page internet.

Vous trouverez ces formulaires ici. 

10. Que faire si j’ai oublié d’écrire à la main « lu et approuvé » ?
    Vous devrez attendre  la notification de nos services. Il faudra ré-envoyer une Annexe 32 en original par recommandé et y joindre une note explicative lisible. Sans cette mention le document ne sera pas pris en compte.

11. Que faire si j’ai oublié d’envoyer certains documents du dossier ?
    Si votre dossier n’a pas encore été traité, veuillez patienter et attendre le courriel/courrier/téléphone du service vous transmettant le numéro de votre dossier et envoyez ensuite les documents par poste (recommandé)

12. Qu’est-ce que c’est une légalisation ?
    La légalisation est l’authentification de la signature du signataire donc du Garant. Cela ne concerne en rien le contenu de l’Engagement de Prise en Charge (Annexe 32).
    En cas de doute raisonnable vous pouvez encourir un refus de légalisation et l’envoi de votre dossier au ministère Belge des affaires étrangères.

13. Que signifie le sceau « solvabilité suffisante » et est-il indispensable ?
    Nous vérifions la solvabilité de la/du garant(e) par rapport aux critères de l’Office des Etrangers de Belgique.
    Le/la garant(e) doit avoir des ressources suffisantes pour faire face aux frais de soins de santé, de séjour, d’études et de rapatriement d’un étudiant durant la période mentionnée Le sceau certifie la solvabilité suffisante du garant(e).
    Le sceau est donc indispensable car si  la mention «solvabilité suffisante» n’est pas apposée cela signifie que le garant ne réunit pas les conditions financières nécessaires comme décrites plus haut. 

14. Puis-je modifier un  Engagement de Prise en Charge (Annexe 32) déjà légalisé ?
    Non, en aucun cas.
    Une fois légalisé, ce document ne peut plus subir aucun changement.
    Si vous constatez une erreur (adresse, nom, date…..) vous devrez envoyer par recommandé (avec mention d’un numéro du dossier) un nouvel Engagement de Prise en Charge (Annexe 32) avec les modifications, accompagné d’une lettre explicative ainsi que l’original du premier Engagement déjà  légalisé. Il vous faudra bien sûr joindre la preuve de paiement de 25€ pour les nouveaux frais administratifs.

15. Recevez-vous l'original de l'engagement de prise en charge (l'annexe 32 légalisée) par la poste?
    Oui, ainsi que la légalisation de ce dernier. Vous pourrez faire parvenir le lien de la légalisation ou le scan de la légalisation à l’étudiant par courriel

     

16. Est-ce que plusieurs personnes peuvent se porter garantes pour un seul étudiant ?
    Non, une seule personne physique se porte garant(e) pour une/ ou plusieurs personne(s) physiques.
    La personne qui signera l’Engagement de Prise en Charge (Annexe 32) sera considérée comme étant le /la garant(e) et seules ses ressources mensuelles seront prises en considération.
    Autrement dit, les ressources de son/sa conjoint(e)/de son/sa  partenaire ne sont pas cumulables.

17. Quel est le revenu minimum pour pouvoir déposer un dossier de prise en charge ?
    vous trouverez Plus d'informations ici. 

18. Puis-je être garant/e pour plusieurs personnes ?
    Oui, vous pouvez vous porter garant(e) pour plusieurs personnes suivant vos revenus nets par mois.
    vous trouverez Plus d'informations ici. 

19. Puis-je envoyer plusieurs  Engagements de Prise en Charge (Annexe 32) dans un dossier ?
    Non, il vous faudra constituer  un dossier complet pour chaque dossier d’ Engagement de Prise en Charge. 

20. Pourquoi l’étudiant(e) a-t-il/elle besoin de refaire un nouvel Engagement de Prise en Charge (Annexe 32) lorsqu’il/elle change d’Institut ou lorsqu’il/elle doit renouveler son permis de séjour en Belgique ?
    Le nom et l’adresse de l’institut que l’étudiant(e) va fréquenter/fréquentait est notifié sur la Prise en Charge qui lui permettra/permettait l’obtention d’un visa.
    Lors de son inscription dans les registres de population en Belgique le nom de l’institut écrit sur l’Annexe 32 doit devra correspondre au nom de l’institut sur la preuve d’inscription
    Il en est de même pour le renouvellement de son permis de séjour en Belgique qui se fera sur base d’une Prise en Charge et de la preuve d’inscription (ou de fréquentation) à l’institut mentionné sur l’Annexe 32.
    Il doit toujours y avoir concordance entre l’Annexe 32 et l’institut fréquenté. Si l’étudiant(e) change d’institut il faudra donc refaire une Prise en Charge. 

21. Comment puis-je faire annuler une Prise en Charge ?
    Une fois la légalisation faite, il n’y a pas d’annulation possible.

22. Comment puis-je m’informer en tant que garant(e) sur le dossier de Visa de l’étudiant(e) que je prends en charge ?
    Si l’étudiant(e) a déjà eu un rendez-vous à l’Ambassade belge du pays dans lequel il/elle vit, il/elle aura reçu une attestation de dépôt de dossier sur laquelle est indiqué un numéro permettant de suivre l’évolution du dossier.
    Voici le lien sur lequel vous pouvez effectuer cette recherche:
    https://dofi.ibz.be/fr
    L’Ambassade de Belgique à Berlin n’a aucune influence sur l’émission du Visa Etudiant et ne prend aucun contact avec d’autres autorités concernant l’étudiant(e).

23. Mon contrat de travail couvre la période de la prise en charge mais la validité de mon permis de séjour ne couvre pas cette période. Que faire ?
    Vous devez, lors de l’introduction d’un dossier d’Engagement de Prise en Charge (Annexe 32) être en possession d’un titre de séjour de durée indéterminé.  Procurez-vous à l’Office des Etrangers dont vous dépendez et demandez une attestation certifiant que votre titre sera de durée indéterminée  d’ici peu et/ou que vous pourrez bientôt acquérir la nationalité Allemande. 

24. Mon contrat de travail et mon permis de séjour couvrent la période de la prise en charge mais la validité de mon passeport national  ne couvre pas cette période. Que faire ?
    Vous ne serez pas pénalisé par ce fait. Vous devez lors de l’introduction d’un dossier d’Engagement de Prise en Charge (Annexe 32) être en possession d’un titre de séjour indéterminé  C’est ce qui est déterminant. Nous vous conseillons toutefois de faire renouveler au plus vite votre passeport ou votre carte d’identité.

25. Mon contrat de travail ne mentionne pas la durée de période d’essai, que faire ? Dans ce cas, vous joignez une attestation de votre employeur qui confirme que vous n’avez pas de période d’essai

26. Dois-je me présenter en personne à l'ambassade à Berlin pour signer un Engagement de Prise en Charge (Annexe 32) ?
    Pour l’instant, non. Il ne s'agit toutefois d'une mesure exceptionnelle. Si le ou la responsable du service a des doutes sur une demande et l'estime nécessaire, une comparution personnelle à l'ambassade à Berlin peut être demandée, ou le dossier de prise en charge peut être envoyé au Ministère des affaires étrangères pour contrôle.

27. Je suis encore en période d’essais . Que faire ?
    La période d’essai est une période qui n’offre pas la stabilité financière requise pour souscrire une Prise en Charge.
    Veuillez-nous fournir une attestation de votre employeur que vous serez toujours sous contrat au-delà de votre période d’essai. 

28. Les consuls honoraires sont-ils habilités à légaliser un Engagement de Prise en Charge (Annexe 32) en Allemagne?
    Non, seul un représentant diplomatique ou consulaire belge travaillant au Consulat Belge à Berlin est habilité à légaliser ce document. 

29. Puis-je recevoir une copie scannée de l’Engagement de Prise en Charge (Annexe 32) légalisé ?
    Non, vous recevrez par recommandé l’original de l’Annexe 32 et le scan de la légalisation. Vous pourrez par contre faire parvenir une copie scannée de la légalisation de l’engagement à l’étudiant. Le garant pourra consulter et télécharger une copie digitalisée de l’engagement de prise en charge sur le site https://legalweb.diplomatie.be. 

30. Quelle est la durée de validité de la légalisation ?
    La légalisation de l’Engagement  de Prise en Charge (Annexe 32) a une validité de 6 mois.
    Nous vous conseillons de déposer votre dossier d’Engagement de Prise en Charge (Annexe 32) avant que l’étudiant(e) ait reçu sa date de rendez-vous à l’Ambassade belge du pays dans lequel il/elle vit, et 2-3 mois avant le renouvellement du titre de séjour Belge

31. Combien de temps suis-je responsable pour l’étudiant(e) que je prends en charge ?
    Vous êtes responsable pour la durée que vous avez cochée sur l’Engagement de Prise en Charge (Annexe 32) (c’est-à-dire 1 an ou toute la durée des études). Veuillez tenir compte des frais éventuels tels que stipulés sur ledit engagement. Vous garantissez en outre le paiement des frais de rapatriement. 

32. Est-ce que l’étudiant(e) peut avoir différent(e)s Garant(e)s tout au long de ses études ?
    Oui, si l’étudiant(e) continue ses études au-delà de la période mentionnée sur Prise en Charge lui ayant permis d’obtenir son visa ou s’il/elle doit prolonger son titre de séjour pour continuer à étudier, il/elle aura besoin d’un nouvel Engagement de Prise en Charge (Annexe 32). Il se peut dans ces cas-là que le/la garant(e) diffère.
    Exemple :
    - Si le garant(e) X a signé pour toute la durée des études,le garant(e) X devra re-signer un engagement pour la prolongation du titre de séjour.
    - Si garant(e) X a signé pour l’année académique 20../20.., l’étudiant(e) pourra faire signer un nouvel Engagement de Prise en Charge (Annexe 32) par le garant(e) Y. 

33. L’original de la prise en charge légalisée  a été perdu par un service postal quand je l’ai envoyé à l’étudiant(e). Que faire ?
    Vous devrez ré-envoyer un nouvel Engagement de Prise en Charge (Annexe 32) identique au premier, accompagné d’une lettre explicative et du numéro du dossier ainsi qu’une déclaration sur l’honneur manuscrite et signée qu’il y a eu perte.
    Veuillez- de préférence, nous faire parvenir une copie du bordereau de l’envoi et bien sûr joindre la preuve de paiement de 25 € pour les nouveaux frais administratifs.

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