FAQ - Veelgestelde vragen
Hieronder vindt u een lijst van veelgestelde vragen met betrekking tot het aangaan van een Verbintenis tot Tenlasteneming bij de Belgische ambassade in Berlijn:
- Wie kan een Verbintenis tot Tenlasteneming indienen bij de Belgische ambassade in Berlijn?
- Wie kan de Verbintenis tot Tenlasteneming (Bijlage 32) in Duitsland legaliseren?
- Waarom moet ik de tenlasteneming per aangetekende brief versturen?
- Waarom kan ik de status van mijn dossier(s) niet telefonisch bij jullie dienst nagaan?
- Hoe kan ik met jullie dienst communiceren?
- Moet ik mijn dossier naar een bepaalde persoon en/of een afdeling van de ambassade sturen?
- Wat gebeurt er als mijn dossier onvolledig is?
- Kan ik een Verbintenis tot Tenlasteneming (Bijlage 32) per post/fax opsturen?
- Kan ik de inhoud of de vorm van de Verbintenis tot Tenlasteneming wijzigen (Bijlage 32)?
- Wat als ik de handgeschreven vermelding "gelezen en goedgekeurd" vergeten ben?
- Wat als ik vergeten ben sommige documenten uit het dossier op te sturen?
- Wat is een legalisatie?
- Wat betekent de stempel “voldoende solvabiliteit” en is die essentieel?
- Kan ik een reeds gelegaliseerde Verbintenis tot Tenlasteneming (Bijlage 32) wijzigen?
- Ontvangt u het origineel van de Verbintenis tot Tenlasteneming (de gelegaliseerde Bijlage 32) per post?
- Kunnen meerdere personen garant staan voor één enkele student?Kunnen meerdere personen garant staan voor één enkele student?
- Wat is het minimuminkomen om een tenlasteneming te kunnen indienen?
- Kan ik garant zijn voor meerdere personen?
- Kan ik meerdere Verbintenissen tot Tenlastenemingen (Bijlage 32) in één dossier toezenden?
- Waarom moet de student een nieuwe Verbintenis tot Tenlasteneming (Bijlage 32) indienen wanneer hij/zij van instelling verandert of wanneer hij/zij zijn/haar verblijfsvergunning in België moet verlengen?
- Hoe kan ik een tenlasteneming annuleren?
- Hoe kan ik als garant informatie inwinnen over de visumaanvraag van de student die ik in ten laste neem?
- Mijn arbeidscontract dekt de periode van tenlasteneming, maar de geldigheid van mijn verblijfsvergunning dekt deze periode niet. Wat nu?
- Mijn arbeidscontract en de verblijfsvergunning bestrijken de periode van tenlasteneming, maar de geldigheid van mijn nationaal paspoort dekt deze periode niet. Wat nu?
- Moet ik voor het onderteken van een Verbintenis tot Tenlasteneming (Bijlage 32) persoonlijk verschijnen in de Ambassade in Berlijn?
- Ik zit nog steeds in mijn proefperiode. Wat nu?
- Mijn contract vermeldt geen proefperiode, wat kan ik doen?
- Hebben ereconsuls het recht om een Verbintenis tot Tenlasteneming (Bijlage 32) in Duitsland te legaliseren?
- Kan ik een gescand exemplaar van Verbintenis tot Tenlasteneming (Bijlage 32) ontvangen nadat deze gelegaliseerd is?
- Hoe lang is de legalisatie geldig?
- Hoe lang ben ik verantwoordelijk voor de student die ik ten laste neem?
- Kan de student verschillende garanten hebben tijdens zijn of haar studies?
- Het origineel van de gelegaliseerde tenlasteneming is in de post verloren gegaan. Wat nu?
- Wie kan een Verbintenis tot Tenlasteneming indienen bij de Belgische ambassade in Berlijn?
Elke natuurlijke persoon die voldoet aan de voorwaarden beschreven op onze website. Hij of zij moet een naar behoren ingevuld en ondertekende Verbintenis tot Tenlasteneming (de Bijlage 32) indienen bij het Belgische consulaat in Berlijn.
- Wie kan de Verbintenis tot Tenlasteneming (Bijlage 32) in Duitsland legaliseren?
Zoals bepaald in punt (3) van Bijlage 32, kan enkel een Belgische diplomatieke of consulaire vertegenwoordiger werkzaam bij de Belgische ambassade in Berlijn dat.
- Waarom moet ik de tenlasteneming per aangetekende post versturen?
Met een aangetekende brief kunt u het door de "Deutsche Post" toegekende nummer traceren, om er zeker van te zijn dat het dossier op de juiste bestemming is aangekomen:
Belgische ambassade
Jägerstrasse 52-53
10117 Berlijn
- Waarom kan ik de status van mijn dossier(s) niet telefonisch bij uw dienst nagaan?
Door het grote aantal aanvragen heeft elk telefoongesprek een weerslag op de efficiëntie van de lopende zaken. Wij beschouwen elk dossier als dringend en behandelen ze in chronologische volgorde. De verwerkingstijd vanaf de ontvangst van uw dossier kan tot 6 werkweken in beslag nemen.
- Hoe kan ik met jullie dienst communiceren?
U kunt onze diensten via e-mail contacteren: berlin.consul@diplobel.fed.be.
Vragen over de voortgang van uw dossier nemen we niet in aanmerking. U ontvangt binnen maximaal 6 weken na ontvangst een beslissing over uw aanvraag: uw aanvraag zal of worden aanvaard of worden afgewezen. Indien uw aanvraag onvolledig is kan onze dienst om aanvullende documenten vragen. Een aanvulling op een onvolledige aanvraag moet steeds begeleid worden van brief MET DOSSIERNUMMER. Documenten die zonder meer en zonder dossiernummer gestuurd worden zullen zonder gevolg geklasseerd worden. Wij geven ook geen informatie aan de student voor wie u garant staat (en/of andere derden). Wij communiceren enkel met de garant.
- Moet ik mijn dossier naar en bepaalde persoon en/of een afdeling van de ambassade sturen?
Nee, de ambassade beschikt over een centraal postsysteem. Uw post wordt naar de bevoegde afdeling doorgegeven. Indien gewenst kunt u op de enveloppe wel als afdeling de "dienst tenlastenemingen" toevoegen aan het adres.
Indien uw dossier reeds een dossiernummer toebedeeld kreeg dient u dit altijd te vermelden bij elk contact met de ambassade.
- Wat gebeurt er als mijn dossier onvolledig is?
De verantwoordelijke van de dienst zal per post contact met u opnemen en u vragen om de ontbrekende documenten te verstrekken.
U kunt ons het (de) document(en) per e-mail op toesturen.
Dit geldt NIET voor de "Bijlage 32", hiervan dient altijd het origineel per post (dus niet per e-mail of fax) te worden toe gestuurd.
Het is de verantwoordelijkheid van de garant om een volledig dossier toe te sturen.
- Kan ik een Verbintenis tot Tenlasteneming (Bijlage 32) ook per fax opsturen of enkel per post?
Nee, omdat de Bijlage 32 het officiële document is waarop de legalisatie zal worden aangebracht om de handtekening van de garant te legaliseren is niet mogelijk dit document per fax op te sturen. De legalisatie van een fax, scan of fotokopie niet mogelijk.
- Kan ik de inhoud of de vorm van de Verbintenis tot Tenlasteneming wijzigen (Bijlage 32)?
Nee, u kunt noch de tekst, dus de inhoud, noch de originele vorm veranderen. U dient enkel de formulieren op onze website te gebruiken. Aanvragen met formulieren met aanpaste inhoud of de vorm worden geweigerd.
- Wat als ik de handgeschreven vermelding "gelezen en goedgekeurd" vergeten ben?
U dient te wachten op de mededeling hierover door onze dienst. Zonder deze vermelding is de inhoud van de Verbintenis tot Tenlasteneming (de Bijlage 32) niet geldig.
- Wat als ik vergeten ben sommige documenten uit het dossier op te sturen?
U kunt ze per e-mail sturen naar berlin.consul@diplobel.fed.be of per post naar de ambassade. Vermeld altijd in een kort begeleidend schrijven dat het hier gaat om een aanvulling op een al bestaand dossier en vermeld ook altijd het dossiernummer van dit dossier.
Dit geldt NIET voor de "Bijlage 32", hiervan dient altijd het origineel per post (dus niet per e-mail of fax) te worden toe gestuurd.
- Wat is een legalisatie?
De legalisatie is de authenticatie van de handtekening van de Garant. Dit heeft geen invloed op de inhoud van de Verbintenis tot Tenlasteneming (Bijlage 32). In geval van gegronde twijfel over de authenticiteit van de handtekening, dient u zich persoonlijk aan te bieden op de Belgische ambassade in Berlijn, om uzelf te legitimeren en te tekenen in het bijzijn van een vertegenwoordiger van de ambassade.
- Wat betekent de stempel “voldoende solvabiliteit” en is deze essentieel?
We controleren de kredietwaardigheid van de garant aan de hand van de criteria van de Belgische Federale Overheidsdienst Vreemdelingenzaken. De garant moet over voldoende middelen beschikken om de kosten voor de gezondheidszorg, huisvesting, studie en repatriëring van een student tijdens de genoemde periode te dekken en daarmee zijn of haar solvabiliteit te bewijzen.
De zegel is dus essentieel. Indien “voldoende solvabiliteit” niet is aangebracht, betekent dit dat de garant niet voldoet aan de financiële voorwaarden zoals hierboven beschreven.
- Kan ik een reeds gelegaliseerde Verbintenis tot Tenlasteneming (Bijlage 32) wijzigen?
Nee, in geen enkel geval. Eens gelegaliseerd kan het document niet meer worden gewijzigd.
Indien de Verbintenis tot Tenlasteneming (Bijlage 32) van een bepaalde student zijn geldigheid heeft verloren is het wel mogelijk om een nieuwe Verbintenis tot Tenlasteneming (Bijlage 32) te laten legaliseren voor deze zelfde student. U dient u in dit geval een nieuwe aanvraag in te dienen en de administratieve kosten van 25€ nogmaals te betalen.
- Ontvangt u het origineel van de Verbintenis tot Tenlasteneming per post?
Ja. OPGELET: sinds 07/09/2020 wordt de Verbintenis tot Tenlasteneming (Bijlage 32) door de ambassade digitaal gelegaliseerd via eLegalization. U ontvangt per brief een bevestiging met een QR-code en referentienummer van de succesvolle legalisatie van de Verbintenis tot Tenlasteneming (Bijlage 32). Het origineel van de Verbintenis tot Tenlasteneming (Bijlage 32), zonder sticker, wordt aan u terug gestuurd per post.
- Kunnen meerdere personen garant staan voor één enkele student?
Nee, één enkele (natuurlijke) persoon is verantwoordelijk voor één of meer studenten.
De persoon die de Verbintenis tot Tenlasteneming (Bijlage 32) tekent wordt beschouwd als de garant. Enkel zijn of haar maandelijks inkomen zal in aanmerking worden genomen. De middelen van zijn of haar echtgenoot/partner kunnen dus niet worden bijgerekend.
- Wat is het minimuminkomen om een tenlasteneming te kunnen indienen?
Meer informatie vind u hier.
- Kan ik garant zijn voor meerdere personen?
Ja, afhankelijk van uw maandelijks netto-inkomen kunt u voor meerdere personen garant zijn.
Meer informatie over hoeveel u dient te verdienen vind u hier.
- Kan ik meerdere Verbintenissen tot Tenlastenemingen (Bijlage 32) in één dossier toezenden?
Nee, u moet voor elke Verbintenis tot Tenlasteneming een volledig dossier (inclusief ALLE benodigde documenten) indienen.
- Waarom moet de student een nieuwe Verbintenis tot Tenlasteneming (Bijlage 32) indienen wanneer hij/zij van instelling verandert of wanneer hij/zij zijn/haar verblijfsvergunning in België moet verlengen?
De naam en het adres van de instelling die de student zal bezoeken/bezoekt wordt meegedeeld op het formulier van tenlasteneming waarmee hij/zij een visum kan verkrijgen. Bij inschrijving in de Belgische bevolkingsregisters moet de naam van de instelling op de Bijlage 32 overeenstemmen met de naam van de instelling op het bewijs van inschrijving.
Hetzelfde geldt voor de verlenging van zijn/haar verblijfstitel in België, die gebaseerd zal zijn op een Tenlasteneming en een bewijs van inschrijving of aanwezigheid in de instelling vermeld in Bijlage 32.
De naam van de instelling op de bijlage 32 dient altijd overeen te komen met de instelling van inschrijving. Als de student van instelling verandert is dus een nieuwe Tenlasteneming nodig. VERGEET NIET ook het volledige adres van de instelling op de "Bijlage 32" te vermelden.
- Hoe kan ik een tenlasteneming annuleren?
Zodra de legalisatie is gemaakt kan de tenlasteneming niet meer worden geannuleerd.
Indien de Verbintenis tot Tenlasteneming (Bijlage 32) van een bepaalde student zijn geldigheid heeft verloren is het wel mogelijk om een nieuwe Verbintenis tot Tenlasteneming (Bijlage 32) te laten legaliseren voor deze zelfde student. U dient u in dit geval een nieuwe aanvraag in te dienen en de administratieve kosten van 25€ nogmaals te betalen.
- Hoe kan ik als garant informatie inwinnen over de visumaanvraag van de student die ik in ten laste neem?
Bij de Ambassade in Berlijn kan enkel informatie worden ingewonnen over VISA-aanvragen die ook in Berlijn zijn ingediend.
De Belgische ambassade in Berlijn heeft geen invloed op de afgifte van het studentenvisum en neemt geen enkel contact op met andere autoriteiten (andere Belgische ambassades/consulaten en Belgische gemeentes) over de student.
Als de student al een afspraak heeft gemaakt bij een andere Belgische ambassade in het land waar hij/zij verblijft, dan heeft hij/zij een bewijs van aanvraag ontvangen met een nummer om het verloop van de aanvraag te kunnen volgen. Via onderstaande link kunt u deze zoekopdracht uitvoeren:
https://dofi.ibz.be/nl
De Belgische ambassade in Berlijn heeft geen invloed op de afgifte van het studentenvisum en neemt geen contact op met andere autoriteiten over de student.
- Mijn arbeidscontract dekt de periode van tenlasteneming, maar de geldigheid van mijn verblijfsvergunning dekt deze periode niet. Wat nu?
Bij het indienen van een dossier "Verbintenis tot Tenlasteneming" (Bijlage 32) moet u uiteraard in het bezit zijn van een verblijfsvergunning voor de periode waartoe u zich verbindt om de student een verblijfsvergunning te verstrekken.
Tot u een verblijfsvergunning kunt overleggen die de periode dekt waartoe u zich wenst te verbinden aan de student of tot u een certificaat kunt overleggen van de Duitse Dienst Vreemdelingenzaken waarin wordt bevestigt dat uw verblijfstitel binnenkort wordt verlengd zal u Verbintenis tot Tenlasteneming (Bijlage 32) niet kunnen worden gelegaliseerd.
- Mijn arbeidscontract en de verblijfsvergunning bestrijken de periode van tenlasteneming, maar de geldigheid van mijn nationaal paspoort dekt deze periode niet. Wat nu?
Deze situatie heeft geen gevolgen voor uw aanvraag. Bij het indienen van de "Verbintenis tot Tenlasteneming" (Bijlage 32) moet u uiteraard in het bezit zijn van een verblijfsvergunning voor de periode waartoe u zich verbindt om garant te staan voor de student. Dat is doorslaggevend.
- Moet ik voor het onderteken van een Verbintenis tot Tenlasteneming (Bijlage 32) persoonlijk verschijnen in de Ambassade in Berlijn?
In principe kan een Verbintenis tot Tenlasteneming (Bijlage 32) op afstand per post worden geregeld. Dit betekent dat het in de meeste gevallen niet nodig is voor de garant om de Verbintenis tot Tenlasteneming (Bijlage 32) persoonlijk te komen ondertekenen op de Ambassade in Berlijn.
Deze gang van zaken is echter enkel een tijdelijke regeling van de Ambassade in Berlijn. Indien de verantwoordelijke van de dienst twijfels heeft over een aanvraag en het nodig acht, kan een persoonlijk verschijnen in de Ambassade in Berlijn noodzakelijk zijn.
- Ik zit nog steeds in mijn proefperiode. Wat nu?
De proefperiode biedt niet de financiële stabiliteit die nodig is om een Tenlasteneming aan te gaan.
Enkel met een verklaring van uw werkgever waarin staat dat u ook na het einde van uw proefperiode verder onder contract zult blijven staan kunt u een Verbintenis tot Tenlasteneming aangaan.
- Mijn contract vermeld geen proefperiode, wat kan ik doen? In dit geval dient u een separaat attest van uw werkgever in met de vermelding dat er geen proeftijd voor u vastgelegd is en de reden hiervoor.
- Hebben ereconsuls het recht om een Verbintenis tot Tenlasteneming (Bijlage 32) in Duitsland te legaliseren?
Nee, alleen een Belgische diplomatieke of consulaire vertegenwoordiger in het buitenland die bij het Belgische consulaat in Berlijn werkt, mag dit document legaliseren.
U dient uw aanvraag dus altijd te sturen naar de ambassade in Berlijn (en niet naar een ereconsulaat).
- Kan ik een gescand exemplaar van Verbintenis tot Tenlasteneming (Bijlage 32) ontvangen nadat deze gelegaliseerd is?
Nee, de garant ontvangt enkel een bevestiging (met een QR-code) van de succesvolle legalisatie van de Verbintenis tot Tenlasteneming (Bijlage 32). Via de QR-code of door middel van het referentienummer en datum van de legalisatie kan de garant wel online een digitale kopie van de Verbintenis tot Tenlasteneming (Bijlage 32) consulteren en downloaden.
- Hoe lang is de legalisatie geldig?
De "Bijlage 32" is 6 maanden geldig en ook dus enkel in deze termijn bruikbaar.
De Verbintenis tot Tenlasteneming geldt na de legalisatie van de "Bijlage 32" voor de duur gekozen op de bijlage
Aangezien de verwerkingstermijn van aanvragen in piekperiode erg kan oplopen raden wij u aan uw Verbintenis tot Tenlasteneming (Bijlage 32) ten minste 2 à 3 maanden vooraleer de student een afspraak heeft bij de Belgische ambassade in het land waar hij of zij woont in te dienen.
- Hoe lang ben ik verantwoordelijk voor de student die ik ten laste neem?
U bent verantwoordelijk voor de duur die u heeft gekozen op de "Bijlage 32" (d.w.z. 1 specifiek academisch jaar of de volledige duur van de studies).
Gelieve rekening te houden met de kosten zoals vermeld op de genoemde Verbintenis, met name dat u ook instaat voor de betaling van de repatriëringskosten en eventueel kosten voor gezondheidszorg indien de student niet medisch verzekerd is.
- Kan de student verschillende garanten hebben tijdens zijn of haar studies?
Ja, indien de student zijn/haar studies voortzet na de periode die vermeld staat in de Tenlasteneming op grond waarvan hij/zij een visum kon krijgen of indien hij/zij zijn/haar verblijfsvergunning moet verlengen om verder te kunnen studeren, heeft hij/zij een nieuwe Verbintenis tot Tenlasteneming nodig (Bijlage 32). In dit geval kan de garant veranderen.
Bijvoorbeeld:
Indien garant X voor de volledige duur van de studies heeft ondertekend, zal garant X een nieuwe verbintenis moeten tekenen voor de verlenging van de verblijfstitel.
Indien garant X voor het academiejaar 20.../20.... heeft getekend, kan de student een nieuwe Verbintenis tot Tenlasteneming laten ondertekenen (Bijlage 32) door garant Y.
- Het origineel van de gelegaliseerde tenlasteneming is in de post verloren gegaan. Wat nu?
U moet een nieuwe Verbintenis tot Tenlasteneming (Bijlage 32) opsturen. Die moet identiek zijn aan de eerste en vergezeld van een begeleidend schrijven en een handgeschreven en ondertekende verklaring op erewoord dat het origineel verloren is gegaan. Indien u de gelegaliseerde tenlasteneming verloren is gegaan tijdens de verzending van de garant naar de student dient u ook een kopie van het verstuurbewijs en uiteraard een betalingsbewijs van 25 € voor de nieuwe administratieve kosten toe te voegen.
Het versturen van gelegaliseerde tenlasteneming door de Ambassade in Berlijn gebeurt altijd op het risico van de aanvrager. Hij/zij draagt dan ook de eventuele kosten die voortvloeien uit het verloren gaan de reeds gelegaliseerde tenlasteneming in de post.